Según lo dispuesto en el artículo 22.5 de la Ley 43/2010 de 30 de diciembre del Servicio Postal Universal, de los Derechos de los Usuarios y del Mercado Postal "El Gobierno podrá imponer al operador designado para prestar el servicio postal universal otras obligaciones de servicio público (...) para salvaguardar el normal desarrollo de los procesos electorales, de conformidad con lo dispuesto en la normativa que regula el régimen electoral general (...) La imposición de obligaciones adicionales de servicio público deberá ser objeto de compensación".
En la prestación de servicios respecto a los procesos electorales podemos destacar las siguientes tipologías.
Envíos de Propaganda Electoral: Identificados en la parte superior del anverso con la leyenda "Envíos postales de propaganda electoral", pudiendo presentarse tanto abiertos como cerrados y en cualquier de las lenguas cooficiales del país. Su tratamiento será el de los impresos publicitarios, sin perjuicio de la posibilidad de que pueda ser remitido como carta, previo pago de la cantidad correspondiente. El franqueo más utilizado es el Franqueo pagado, pero también podrían circular con sellos y franqueo a máquina. Una modalidad son los impresos electorales "Sin dirección" que se presentan en paquetes con la correspondencia identificada por su código postal o localidad donde deberán ser distribuidos. Las unidades de distribución grabarán los envíos de propaganda electoral en SGIE (en módulo especial, al tratarse de envíos ordinarios). Este producto deberá declararse en "pendiente cero" con 48 horas de antelación a la celebración de las elecciones.
Solicitudes del certificado de inscripción en el Censo Electoral: fase previa a que un elector pueda votar por correo. Se solicita a la Delegación Provincial del Censo Electoral donde figure inscrito. La solicitud tiene carácter gratuito y Correos la cursa como carta certificada urgente.
Se considera asimismo que es un certificado administrativo, por lo que el empleado, después de estampar el sello de fechas en la solicitud, la entregará al remitente para que cierre el sobre, advirtiéndole de que debe introducir toda la documentación en el mismo. La salida de estos envíos se lleva a cabo a través de las USE en cuyo sector se encuentre una oficina del censo electoral. Su identificación en el sobre es "Solicitud de Voto por Correo" y su código empieza por las letras SV.
Correspondencia procedente de la Oficinas del censo Electoral: Contienen el certificado de inscripción en el mismo, así como las papeletas y los sobres electorales, la dirección de la Mesa electoral y una nota explicativa. Se admitirán como certificados urgentes y gratuitos. Su etiqueta de código de barras empieza por las letras DE seguidas de 13 dígitos. En caso que se deniegue el voto por correo por cualquier circunstancia, los envíos empezarán por DN. Su entrega es con carácter exclusivo al destinatario. Tienen 2 intentos de entrega y se avisan con el modelo de aviso M4E.
Voto por correo desde España: Recibida la documentación, el elector presentará el sobre modelo oficial (S.3.1) "Certificado urgente" y código de barras que empieza por las letras VE (Voto emitido), dirigido a la mesa electoral, conteniendo el certificado de inscripción en el censo electoral y el de votación en el que se incluirá la papeleta, en cualquier oficina postal de España. El envío se cursa como certificado y urgente, con carácter gratuito. Las USE/URO recepcionarán y custodiarán estos despachos, para posteriormente entregarlos a los presidentes de las Mesas electorales (o vocales que les sustituyan) el mismo día de la jornada electoral; en este caso no se utiliza la PDA.
Entrega de votos a la Mesas Electorales: Los votos custodiados en la Oficinas hasta el día de las elecciones serán recogidos en un registro conde constará: El n° del certificado, remitente, mesa electoral, voto por correo. La entrega de votos ser realizará en la Mesa electoral a la 09:00 de día de las elecciones. Una vez realizado el escrutinio de votos al finalizar la jornada electoral, el empleado de correos recogerá el "tercer sobre" que será cursado por la primera ruta disponible con hoja de aviso duplicada, conservando copia. Aquellos certificados con votos que no hubieran sido retirados por sus destinatarios, se conservaran hasta el día de las elecciones, siendo remitidos al Centro Logístico como " Documentación electoral caducada".
Voto de los electores residentes ausentes en el extranjero (Voto CERA): El impreso de solicitud remitido por la Oficina del Censo Electoral a aquellos ciudadanos inscritos en el Censo de electores residentes ausentes, se llevará a cabo de forma gratuita y con carácter ordinario. Para los envíos que contengas documentación electoral su tratamiento será gratuito y urgente. Los votos emitidos por residentes ausentes (Votos CERA, incluidos en sobres S.4.1) tendrán su entrada en las USE/URO de forma diferenciada; dichos sobres empiezan por las letras CU en su código y en el sobre debe figurar la inscripción "VOTO POR CORREO DE ELECCIONES CERA", dándose de alta en unidad y siendo entregados diariamente a la Junta Electoral Provincial, acompañados de una relación por duplicado. Aparecen en el CENSO.
Voto por correo de los electores españoles que se encuentren temporalmente en el extranjero (Voto ERTA): Deberá solicitarse la documentación en las Oficinas Consulares o a través de la Web del Ministerio de Asuntos Exteriores y cooperación. El elector debe estar inscrito en el Registro de Matrícula del Consulado como no residente (inscripción que puede hacerse en el momento en que se recoja la solicitud). La solicitud cumplimentada ha de presentarse, personalmente en la Oficinas Consulares o Secciones Consulares de las Embajadas, las cuales procederán a remitirla a la Delegación Provincial de la Oficina del Censo Electoral correspondientes; dicha Delegación, remite al elector (en su domicilio en el extranjero) por correo certificado y urgente (y con carácter gratuito) la documentación necesaria para que pueda emitir su voto. En este punto el votante podrá remitir su voto a la Mesa Electoral correspondiente. Que llegará a las unidades de distribución como un certificado internacional, el código de barras RR ES. No aparecen en el CENSO.
Curso de las solicitudes y votos. Elecciones: Todas las solicitudes y votos se encaminarán a los Centros Provinciales de Tratamiento, independientemente del destino. Siempre en la primera conducción que salga de la Oficina. En este proceso deben evitarse las siguientes irregularidades: Solicitudes sin despacho; en la cubeta no figura impreso el listado de SGIE; no se utiliza la etiqueta correcta (se ha de utilizar la de productos especiales).
En las oficinas de Correos, una vez convocadas las elecciones, es obligato de voto por correo, sobres y hojas informativas, en castellano y los cuatro idiomas cooficiales, para facilitarlas a los electores que desean ejercer su derecho al voto por correo.
Se ha de solicitar al/a elector/a la documentación para poder ejercer su derecho de solicitud de voto por correo, informándole de cualquier duda que pueda tener en la cumplimentación. El/la elector/a puede presentar en la oficina dos tipos de solicitud: - - Solicitud preimpresa y autocopiativa, facilitada en las oficinas de Correos.
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- Solicitud generada en la Sede Electrónica del Instituto Nacional de Estadística, web del INE, donde deberá acceder al formulario, cumplimentarlo con sus datos e imprimirlo por duplicado para presentarlo posteriormente en Correos (lleva nube de puntos que se ha de leer para recuperar datos a IRIS).
Cuando el/la elector/a se presenta en la oficina con la solicitud cumplimentada, tanto si es preimpresa como generada en la web del INE, se debe comprobar que se corresponden con los datos con el DOI (Documento Oficial de Identidad) del/de la elector/a y verificar que la persona que presenta la solicitud es la misma de la que aparecen los datos en la solicitud.
Cualquiera de estos documentos puede estar caducado pero siempre debe ser original. Todas las personas con discapacidad, y que sean mayores de 18 años, tienen derecho a tramitar su voto por correo personalmente. Aquellos ciudadanos que deseen solicitar su voto por correo y no saben o no pueden escribir ni firmar, deben presentar su DOI al ATC para que este compruebe la identidad del solicitante a través de la fotografía obrante en dicho documento. De considerar el empleado de Correos suficientemente acreditada la identidad del elector, se cursará a la Delegación Provincial de la Oficina del Censo Electoral correspondiente, la solicitud formulada haciendo constar en ella "El elector, debidamente acreditado, no sabe/no puede, firmar". En caso de enfermedad o incapacidad que impida la formulación personal de la solicitud, cuya existencia deberá acreditarse por medio de certificación médica oficial, podrá ser efectuada, en nombre del/la elector/a, por otra persona autorizada por un poder Notarial o Consular, mediante documento que se extenderá individualmente en relación con cada elector/a. Una vez comprobado que los datos son correctos y que la solicitud está firmada (en las solicitudes descargadas de la web del INE, al no ser autocopiativas, comprobar que los datos de las dos hojas que aporta el cliente son idénticos), se estampa el sello de fechas en el original y en la copia de la solicitud y se le indica al/a la elector/a que introduzca el original en el sobre, que ha de llevar indicada la provincia a la que va dirigida la solicitud y el remite del elector/a.
Si se trata de unas elecciones locales también son válidos como DOI:
Tarjeta de residencia, en el caso de los ciudadanos de la Unión Europea que la posean.
Tarjeta de identidad de extranjero, en el caso de nacionales de países con los que España haya suscrito un tratado de reciprocidad para el reconocimiento del derecho de sufragio en las elecciones Locales (Bolivia, Cabo Verde, Chile, Colombia, Corea, Ecuador, Islandia, Noruega, Nueva Zelanda, Paraguay, Perú y Trinidad y Tobago).
Se accede a IRIS>>Admisión>>Procesos electorales >> Elecciones estatales.
Independientemente del tipo de solicitud, que ya ha sido verificada por el Servicio Rural dependiente, a la oficina llega el sobre cerrado conteniendo la solicitud de voto por correo, con una etiqueta preimpresa (SV) con código de barras, junto al formulario de admisión M11a firmado por el cliente. El sobre debe llevar el sello de fechas de la oficina Rural y el remite del/de la elector/a. El envío se admite en IRIS capturando con el lector el código de barras, en el campo Código del envío / Nube de puntos. Debe circular con este número, es el que se ha entregado al elector/a con el formulario de admisión M11a por el Servicio Rural.
Una vez informado el código se activa la casilla "Rurales", al finalizar la admisión no será necesario introducir el formulario de admisión en la validadora. A continuación se cumplimenta el nombre, apellidos, C.P., dirección del remitente y provincia de destino. Al seleccionar la provincia se autocompleta la dirección de destino con la Delegación Provincial de la Oficina del Censo Electoral, que corresponda al domicilio donde está censado del elector.
A continuación y de forma simultánea:
Web INE (Nube de puntos): se sitúa el cursor en el campo Código de envío / Nube de puntos y se lee la nube de puntos de la solicitud. Los datos de remitente y destinatario se cumplimentan de forma automática. El destinatario siempre es la Delegación Provincial de la Oficina del Censo Electoral donde el elector tiene su domicilio habitual.
Preimpresa Correos: en las oficinas de Correos se facilita el formulario preimpreso y autocopiativo del proceso electoral en curso, una vez cumplimentado debe presentarlo en ventanilla para su admisión.
Dentro desplegable Producto, se selecciona Solicitud de voto. Si elector quiere recibir el formulario de admisión del envío en una dirección de correo electrónico se deberá informar, en caso contrario se desmarca la casilla "Enviar Email" y el formulario se imprime en papel en la oficina. A continuación se cumplimenta el Nombre, Apellidos, C.P. y Dirección del remitente, y la provincia de destino, al seleccionarla se autocompleta la dirección de destino con la Delegación Provincial de la Oficina del Censo Electoral que corresponda al domicilio habitual del elector.
Se pulsa Aceptar para finalizar la admisión, IRIS solicita la firma del elector en la tableta y tras la aceptación de la firma, si hay más de un proceso electoral abierto se muestra una pantalla con todos ellos y se selecciona el proceso para el que se solicita el voto (se indica en la solicitud). A continuación y de forma simultánea: - - Si es una solicitud generada en la web del INE se valida la copia que ha de quedarse el cliente.
Una vez admitida la solicitud, y siempre que se genere la etiqueta grande, no es necesario estampar en el sobre el sello de fechas.
Una vez generada la etiqueta y adherida al sobre, se entrega al elector el formulario de admisión del envío y copia de la solicitud de certificado para el voto por correo (que también estará sellada o validada).
Cuando el cartero no pueda entregar la documentación electoral en el domicilio, se deja aviso de llegada con la oficina de referencia y debe pasar a retirarla con el aviso modelo M-4E.
Recogido el aviso, se localiza la documentación en el archivo de avisados elecciones.
La documentación electoral puede entregarse en oficina a través de una PDA, es por ello que las oficinas que dispongan de este dispositivo y en momentos que lo consideren necesario pueden realizar la entrega a través de la PDA ya que para ello no es necesario tener un puesto con PC, pueden realizarlo incluso fuera de la línea de mostradores. Se accede a la PDA y se selecciona: Talina >> Entregar.
Dentro de la opción entregar se lee el código de barras del envío, se comprueban en pantalla los datos, se pulsa ENTREGAR y al pulsar sobre RECEPTOR aparecen los datos grabados en origen y su número de DOI, se ACEPTA y a continuación debe firmar el/a elector/a, pulsar en FIRMADO y se muestra un mensaje indicando que el envío se ha entregado correctamente, se pulsa en ACEPTAR y finaliza.
Con el envío ya localizado se accede a SGIE >> Liquidación, se solicita el DOI al elector, para la identificación del elector en la admisión de la solicitud de voto por correo. Una vez comprobada la identidad del elector, se lee el código de barras del envío y se realiza la entrega como la de cualquier otro envío registrado, grabando el nombre, número de DOI y firmando el cliente en la tableta o en el Aviso M4E.
Para terminar se entrega el envío con la documentación electoral al elector y su DOI.
*Recoger sobre de voto por correo.
El sobre conteniendo el voto por correo lo puede depositar el elector u otra persona distinta al elector. Es necesario que el sobre se presente cerrado y tenga escrito el remite.
El voto por correo puede admitirse a través de una PDA, las oficinas que dispongan de este dispositivo pueden utilizarlo en momentos que lo consideren necesario, ya que para ello no es necesario tener un puesto con PC, se puede realizar la admisión incluso fuera de la línea de mostradores. El formulario de admisión siempre se envía al email del cliente, si no facilita un correo electrónico la admisión no puede hacerse con la PDA y se hace por ventanilla con la entrega del formulario de admisión impresa en papel. Se accede a la PDA y se selecciona:
Talina >> Admitir, se lee el código de barras que figura en el sobre del voto, aparecen en pantalla los datos, se comprueban, se pulsa en admitir y el sistema pide se introduzca el email del cliente, se acepta, a continuación firma el cliente en la PDA, se pulsa en Firmado y aparece un mensaje confirmando la admisión y el envío del formulario al email indicado, y finaliza el proceso de admisión.
El usuario accede a IRIS >> Admisión>>Procesos electorales >> Elecciones estatales.
En el campo Código de envío / Nube de puntos captura el código de barras que figura en el anverso del sobre, con el lector de códigos. De forma automática se cumplimenta el formulario excepto el campo enviar por email. Informa el correo electrónico del cliente, o desmarca la casilla "Enviar Email" en caso que desee el formulario en papel. Se acepta la pantalla, se solicita la firma del cliente en la tableta y queda admitido el voto. Una vez admitido el voto, hay que sellar el sobre con el sello de fechas.
IRIS envía por correo electrónico el formulario de admisión del voto por correo, si se ha indicado una dirección de email, en caso contrario se imprime en papel por la impresora multifunción asociada al puesto y se entrega al cliente.
Son los únicos envíos a los que hay que realizar despacho en SGIE, se abre SGIE>> Despachos >> Despachos de Salida. Todas las oficinas cursarán estos envíos de inmediato, en la misma fecha de admisión o al día siguiente si se admiten después de la salida de la ruta, al Centro de Tratamiento Automatizado (CTA) de referencia, en un único despacho diferenciado y rotulado ( Urgente Elecciones: Solicitud de Voto o Voto por correo).
Se leen todas las SV que van a cursarse en el despacho, de forma individual y al terminar se genera el albarán que debe acompañar a los envíos dentro de la bandeja.
Es necesario revisar que todos los sobres de solicitudes que hayan sido admitidas en los SSRR, llevan etiqueta preimpresa, los que llevan etiqueta pequeña y los sobres de los votos, llevan estampado el sello de fechas. Si alguno no lo lleva hay que estamparlo, no puede cursarse ninguno sin el sello de fechas. Excepto los sobres de SV con etiqueta grande, en los que no hay que estampar el sello de fechas.
Una vez realizado el despacho en SGIE, se contenerizan las solicitudes con su hoja de despacho correspondiente en una bandeja, rotulada "URGENTE ELECCIONES" y se distinguirá sin son Solicitudes o Votos, ya que es necesario realizar despachos diferenciados.
Los/as responsables de las oficinas son los encargados de que diariamente salgan las solicitudes o votos en las rutas.